Każda faktura, poza fakturą proforma obliguje do odpowiedniego zaksięgowania, wprowadzenia do ewidencji, księgi rozchodów i przychodów, a także rozliczenia się z niej. W przypadku tradycyjnych faktur, jakimi są Faktury VAT przeciętnemu przedsiębiorcy wykonanie tych kilku czynności nie sprawia problemu. Jak się okazuje- o czym informuje program do faktur- nie za bardzo wiadomo natomiast w jaki sposób postępować wystawiając inne formy rachunków.

W przypadku różnych transakcji, z różnymi kontrahentami, z wielu powodów sprzedawcy lub usługodawcy decydują się na zaliczki i zadatki. Wzór faktury zaliczkowej winien być dostępny w każdym programie fakturującym, jak i na niemal wszystkich stronach poświęconych księgowości. Wystawianie tego dokumentu nie wiąże się z absolutnie żadnymi trudnościami. Wystarczy jedynie ustalić z nabywcą kwotę przedpłaty, warunki wykonywania zlecenia lub realizacji zamówienia i spisać umowę, która będzie formalną podstawą przyjęcia części kwoty (lub jej całości). Księgowanie faktury zaliczkowej wymaga pamięci o tym, iż zaliczka nie jest traktowana jako przychód, w związku z czym należy zaksięgować wartości wszystkich zaliczek pobranych na podstawie faktur zaliczkowych w 16 kolumnie, w formie uwag, wpisując tam zarówno wartość, numer faktury, oraz informację o tym, iż jest to rachunek szczególnego typu- zaliczkowy. Nie zwalnia to oczywiście z obowiązku wprowadzenia wartości otrzymanej zaliczki do ewidencji VAT sprzedaży.

Bez względu na wielkość prowadzonej działalności warto mieć dostęp do pomocy księgowej, bądź przynajmniej programu objaśniającego wszystkie tajniki firmowych rachunkowości.